Использование Формул в Notion: Полное Руководство от Простого к Сложному

Оглавление Формулы в Notion: Повышение Эффективности Ваших Баз данных Применение Формул в Базах Данных Notion Терминология Формул Notion Компоненты Формул Входные свойства Функции Как Писать Формулу в Notion Шаг 1: Определите, что вы хотите достичь Шаг 2: Определите ваши входные данные Шаг 3: Напишите и протестируйте вашу формулу Пример 1: Рассчитываем суммы денег Пример 2: Считаем и отображаем количество тегов или людей Пример 3: Показываем время между двумя датами Пример 4: Объединяем текст Пример 5: Фильтруем данные из связанных баз данных Устранение Ошибок

Формулы в Notion: Повышение Эффективности Ваших Баз данных

Формулы добавляют функциональность к уже мощным базам данных Notion. В этом руководстве мы расскажем, как начать писать формулы для извлечения полезной информации, проведения вычислений и многого другого. Мы рассмотрим терминологию формул, как писать формулу, устранение неполадок, и множество примеров для начинающих.

Применение Формул в Базах Данных Notion

Notion предоставляет широкий спектр свойств баз данных, которые помогают вам организовывать и хранить информацию. Формулы умножают полезный эфеект от свойств баз данных, позволяя вам выполнять вычисления и операции с использованием введенной информации. Результаты отображаются во всей базе данных и могут сэкономить ваше время, избавив вас от ручного ввода данных.

Другими словами, если блоки Notion - это Lego, то формулы - это наборы расширений, позволяющими вам строить именно ту систему, которая вам нужна, с вашими собственными настраиваемыми свойствами.

Чтобы добавить формулу в вашу базу данных, выберите "Formula" в меню свойств и нажмите "Edit property", чтобы начать писать свою формулу. Формулы применяются ко всей строке базы данных для расчета, модификации или изменения формата информации.

💡

Важно помнить, что формулы работают только со строками. И вы не можете применить их к столбцам.

Прежде чем мы перейдем к примерам формул, давайте начнем с определения некоторой терминологии формул Notion.

Терминология Формул Notion

Формулы Notion работают с существующими свойствами (столбцами) в вашей базе данных для создания вывода. В отличие от электронной таблицы, формула применяется ко всему свойству.

В редакторе формул вы найдете все различные компоненты (подумайте об них как об ингредиентах рецепта), которые можно объединить для получения желаемых результатов. Вы можете выбрать эти ингредиенты из меню слева или написать свою формулу в поле выше.

Компоненты Формул

На высшем уровне формулы выполняют действия с вашими существующими свойствами базы данных. Эти действия могут быть чем угодно - от простых математических операций, таких как сложение числовых столбцов, до сложных, предопределенных функций, таких как нахождение количества времени между двумя датами.

При написании формулы вы должны выбрать входные данные (свойства, на которых вы хотите выполнить операции или функции) и затем объяснить действие, которое вы хотите выполнить. Затем ваш вывод (или результат) отобразится в базе данных.

💡

Обратите внимание на тип данных, с которым вы работаете.

Числа в свойстве текста все равно остаются типом данных текст. Вы не сможете выполнять математические вычисления с числами в свойстве текста, только с теми, которые содержатся в числовом свойстве. Быстрый способ отличить числа от строк: строки выравниваются влево, числа - вправо.

Входные свойства

Чтобы начать вашу формулу, вам нужны входные данные. Это могут быть свойства базы данных, константы, такие как pi, или литеральные значения, которые вы введете вручную.

Когда вы используете свойства базы данных в качестве входных данных, результаты будут изменяться в зависимости от того, как эти свойства заполнены, и будут отображать разные результаты в каждой строке, если значения свойств различаются.

Функции

Функции - это инструкции вашей формулы, которые объясняют действия, которые вы хотите выполнить с входными данными. Это может быть что угодно - от умножения одного значения на другое до вычитания одного из другого или изменения или изменения формата входа.

Операторы могут быть арифметическими вычислениями или сравнениями, проверяющими одно входное значение по отношению

к другому - например, чтобы увидеть, является ли одно значение больше или нет, или является ли свойство Статус отмеченным как Done.

Оператор конкатенации объединяет текст или числа, например, для объединения имени и фамилии.

Вы можете выбрать любые свойства в базе данных в качестве входных данных. Затем вы можете выполнять действия с ними с использованием следующих элементов:

Функции: Предопределенные формулы, которые вы можете объединить в более крупную формулу. Это более сложные операторы, которые уже включают в себя входные данные, такие как dateAdd для добавления определенного количества дней, месяцев или лет к дате, toNumber(), чтобы преобразовать текст в число, или replaceAll(), чтобы искать текст по шаблону и заменять все совпадения другим текстом.

Встроенные: Встроенные операторы и значения, которые вы можете использовать в формулах. Операторы могут быть арифметическими (+, -, и так далее), сравнениями (>, чтобы показать большее из двух значений, ==, чтобы проверить, равны ли два значения) или конкатенациями (+, когда используется с текстом, объединит оба значения). Встроенные значения включают true и false.

Метаданные человека и страницы: Справочная информация, которая не является частью базы данных, включая адрес электронной почты или имя человека (person.email(), person.name()), а также отдельные блоки страниц (block.prop("Создано"), block.prop("Последнее время редактирования"))

Результаты ваших формул могут быть в любом из следующих форматов, включая множество типов свойств в базах данных:

Текст

Числа

Логические (флажок true или false)

Даты

Люди

Страницы

Списки

Обратите внимание на тип данных, с которым вы работаете.

Как Писать Формулу в Notion

Для того чтобы написать рабочие формулы, возвращающие правильное значение, вам нужно знать, как составлять формулы.

Формулы могут варьироваться от одного простого ввода до комбинации нескольких вычислений, возвращающих одно значение.

Ваша формула должна содержать различные элементы в зависимости от того, какое значение вы хотите получить, и большинство формул будут содержать несколько операций, которые должны быть правильно вложены и упорядочены.

Вот как написать формулу Notion в 3 шага:

Шаг 1: Определите, что вы хотите достичь

Прежде чем вы напишете формулу, вы должны определить результат или результат, который вы надеетесь получить. Помните, что результаты могут быть в форме любого типа данных Notion - текст, люди, числа, флажок, блок или дата.

Шаг 2: Определите ваши входные данные

Рассмотрите, какие значения и информацию вам нужно ввести, чтобы получить желаемый результат. Подумайте о существующих свойствах в базе данных - есть ли еще свойства, которые вы должны добавить? Ваша формула может содержать смесь свойств, операторов и функций.

Некоторые полезные операторы и функции, которые вы можете включить в свои формулы:

dateAdd: dateAdd принимает входное значение даты и добавляет к нему, возвращая новую дату. Аналогичные функции - dateSubtract и dateBetween.

if: Позволяет вам написать утверждения "если-то" в формуле Notion. Эти утверждения содержат условие для оценки правдоподобности, а также утверждение "тогда" (если условие истинно) и утверждение "иначе" (если условие ложно).

contains: Проверяет, содержит ли первый аргумент второй аргумент (принимает только текст).

format: Используйте format(), чтобы изменить формат дат, логических значений, чисел и т. д. на текст.

Шаг 3: Напишите и протестируйте вашу формулу

Используйте встроенную документацию для составления своей формулы, тестируйте и проверяйте результаты, чтобы убедиться, что она работает!

💡

Совет: тестируйте вашу формулу кусками, чтобы убедиться, что вы получаете желаемый результат на каждом этапе.

✏️

Вложение функций в ваши формулы

Поскольку формулы могут содержать несколько входных данных и действий, вам придется правильно вложить формулу, чтобы получить правильный результат. Вы можете использовать скобки для вложения вычислений, которые будут определять порядок выполнения расчетов. Пример:

2 + 3 * 2 + 3 → 11

(2 + 3) * (2 + 3) → 25

Теперь, когда мы разобрались с основами формул, вот 5 примеров, которые вы можете попробовать в своих собственных база

Пример 1: Рассчитываем суммы денег

Допустим, у вас есть база данных с различными тратами, и вы хотите узнать общую сумму денег, потраченных за определенный период. Создайте свойство формулы с использованием функции sum(), чтобы сложить значения столбца с тратами.

Пример 2: Считаем и отображаем количество тегов или людей

Если у вас есть база данных, где каждая строка представляет проект с тегами или ответственными людьми, вы можете использовать функцию length() для подсчета количества тегов или людей.

Пример 3: Показываем время между двумя датами

Предположим, у вас есть база данных с датой начала и датой завершения задачи, и вы хотите узнать, сколько времени прошло между этими двумя датами. Используйте функцию dateBetween().

Пример 4: Объединяем текст

Если у вас есть база данных с именем и фамилией, и вы хотите объединить их в полное имя, используйте оператор конкатенации +.

Пример 5: Фильтруем данные из связанных баз данных

Если у вас есть связанные базы данных и вы хотите отобразить только определенные элементы, используйте функцию filter().

Устранение Ошибок

Возникли ошибки при использование формул? Вот несколько советов для устранения ошибок:

Проверьте синтаксис: Формулы должны быть написаны с правильным синтаксисом. Посмотрите на документацию Notion или примеры формул в этой статье.

Разбивайте формулы на части: Если ваша формула сложная, разбейте ее на более простые части и тестируйте каждую часть по отдельности.

Используйте пробные данные: Если возникают проблемы, создайте несколько пробных записей с простыми значениями, чтобы протестировать вашу формулу.

Документация и поддержка: Воспользуйтесь документацией Notion и обращайтесь за поддержкой, если у вас возникают трудности с формулами.

Теперь у вас есть набор инструментов для использования формул в Notion. Начните с простых задач и постепенно усложняйте свои формулы, по мере того как вы углубляетесь в функциональность формул Notion. Удачи!